اصول و آيين نگارش در نامه های اداری

امروزه در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود و اگر یک طرف این ارتباط، شرکت يا سازمان یا شخصیت حقوقی باشد، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” انجام شود. از آنجایی که رعایت اصول نگارش چنین نامه هایی می تواند نقش پر رنگی در رسیدن ما به نتیجه لازم داشته باشد، در این نوشته سعی شده است تمام نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی گردآوری شود.

یکی از مهمترین ابزارهای رسیدن به هدف های سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته های اداری است. مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب شده و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. لذا یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری است که از سویی دیگر بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان است. این درس به منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و شیوه نامه استاندارد تنظیم مکاتبات اداری تدوین گردیده است و امید است به کارگیری این شیوه نامه بتواند در نیل به استانداردسازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان های دولتی گامی مهم بردارد.

تعریف نامه اداری:

به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد “نامه اداری” گفته می شود . به عبارت ديگر نامه اداري عبارت است از مکاتباتی که با هدفی معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد

نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:

– پیام دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
– گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
– اصل پیام (محتوی پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
– وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
– اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.

نکته : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه “عمومی” و پس از تشریفات ثبت ”اداری” تلقی می شود.

نکته : گاهی نامه های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود می گیرد. مثلا نوشته هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ” نامه های مالی ” خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند :  نامه های مالی، نامه های بازرگانی، نامه  فنی، نامه های حقوقی، نامه های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.

نکته : نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به “عادی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه بندی می شوند.

نکته : نامه های اداری از لحاظ  حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه بندی می شوند.

انواع نامه های اداری

نامه هاي اداري به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس در تنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:

الف) نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:
1- نامه های خبری: نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.
2-  نامه های بازدارنده: نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.
3-  نامه های دستوری-درخواستی: نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.
4-  نامه های هماهنگی: نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه
می شوند.

ب) نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:
نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:

ب-1 )نامه های داخلی: نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:
– نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
– نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر: این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامههای وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
– نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
– نامه یک کارمند به واحد اداری: این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
– نامه واحد اداری به کارمند: احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به
اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

ب2-)نامه های خارجی:
مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:
– نامه به یک واحد مشخص از سازمان: زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشنا هستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم. مثال نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری تهران.
– نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان: اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
– نامه به یک شخص حقیقی: در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
– نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

مراحل تهيه نامه اداري

با توجه به اینکه صدور و وجود هر نامه در نظام اداری دارای تبعات حقوقی، مالی و اداری متفاوتی است و پس از صدور و ارسال نامه، امکان اصلاح و برگرداندن نامه برای فرستنده وجود ندارد؛ لازم است در تهیه نامه اداری توجه و دقت کافی مبذول داشت. مراحل تهیه یک نامه اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می گیرد: شناخت، نگارش و آماده سازی نامه.

مرحله شناخت برای تهیه یک نامه بدین معناست که با توجه به شرایط حاضر آیا نوشتن نامه ضروری است و یا صرفا بدلیل داشتن نسخه بایگانی نامه تهیه می شود؟ آیا بجای نوشتن نامه از وسیله دیگری نمی توان برای اطلاع رسانی و یا ارسال پیام استفاده نمود؟ آیا نامه در حال حاضر بهترین، کم هزینه ترین و سریع ترین وسیله ممکن است؟ پس از نیل به جواب صحیح در این بخش، پیرامون موضوع نامه اندیشه الزم اتخاذ می گردد. بدین معنی که واقعه ای که در حال نگارش نامه در خصوص آن هستیم از چه ویژگی هایی برخوردار است؟:
– چه کسی یا کسانی در این واقعه نقش دارند؟ موضوع نامه در خصوص چه کسی و یا کسانی است؟ چه کسی برای چه شخصی نامه می نویسد؟ (که)

– این واقعه در کجا صورت یافته و چه موقعیت مکانی را شامل می شود؟ در کجا مسئله را بیان می کند؟ (کجا)
– زمان وقوع حادثه و موضوع نامه کی بوده است؟ از نظر سال، ماه و روز و حتی ساعت وقوع و یا گزارش (کی)
– موضوع اصلی واقعه در خصوص چیست؟ شناخت دقیق مسئله و بیان صریح آن (چی)
– دالیل اصلی وقوع و علل ایجاد این پدیده را بداند و بتواند در نامه خود بیان کند. (چرا)
– بتواند مسئله را بطور کامل تحلیل کند، چگونگی حدوث و وقوع مسئله را بیان نماید. (چگونه)

بررسی عناصر شش گانه یادشده، نویسنده و تهیه کننده نامه را در نوشتن، انشاء، انتخاب واژه ها و واژه گزینی یاری می دهد و در حقیقت اشراف او را بر موضوع رقم زده و از جمیع جهات و حتی آثار نوشته مطلع می شود. آنگاه تصمیم می گیرد که بنویسد؟ ننویسد؟ و یا چگونه بنویسد؟ بدین ترتیب نامه ای که با این تفاصیل تهیه شود،که پایه و اساس نامه و طی کامل مراحل نگارش از ابتدا تا پایان کار است.

ویژگی های ظاهری نامه اداری:

نامه های اداری بر اساس میزان محتوی نامه در دو قطع کوچک و بزرگ انتشار می یابند، معمولا نامه های تا سه سطر محتوی در نامه های قطع کوچک(A5) و نامه های حاوی مطالبی بیشتر از سه سطر در نامه هایی با سربرگ بزرگتر (A4 )منتشر می گردند. 

• نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. ( کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است )
• سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.

استاندارد اندازه کاغذ

• حد الامکان نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.
• نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلا ایده  خوبی نیست.
• اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه می زنید، نامه را حتما درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.
• اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و ..) مکاتبه می کنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. می توانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید.

نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی :

• نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم) [نکته: از عباراتی مثل “به نام دوست”، “با یاد او”، و …  استفاده نکنید.]
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است. [نکته : نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست : ندارد) یا (پیوست : _ ) ]
• تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و عنوان و متن نامه راست-چین.
• در نامه هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.
• در نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا «محرمانه».
• بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، می توانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
• سعی کنید برای نامه های تان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
• در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)

.

اجزای اصلی یک نامه اداری:

۱- سربرگ
(شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس)

۲- عنوان
(شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه)

۳- متن اصلی
(شامل: مقدمه، پیام، نتیجه، قدردانی)

۴- امضا
(شامل: مشخصات فرستنده (اسم و سمت) و امضا)

۵- رونوشت
(در صورت ارسال نامه برای چند نفر)

۱- سربرگ:

• سربرگ شامل آرم (لوگو)، نام سازمان، تاریخ، شماره، پیوست، نشانی و اطلاعات تماسی سازمان می باشد.
• چنانچه سربرگ فاقد نشانی بود، می توانید آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت یا یک سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.
• در بخش نشانی ابتدا نشانی دقیق سازمان و کد پستی و شماره های تلفن، دورنگار (فکس ) و سپس نشانی پست الکترونیک (ایمیل ) و پایگاه اینترنتی آورده می شود.
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است.
• تاریخ را به عدد بنویسید. اگر آن را تایپ می کنید، برای زیبایی بیشتر قلم فارسی انتخاب کنید تا اعداد به فارسی نوشته شوند.
• منظور از شماره نامه، شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در صورت پاسخ گویی به آن اشاره می شود. (هر مجموعه استاندارد شماره گذاری مخصوص به خود را دارد)
• در مقابل پیوست، تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایر مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود،  نوشته می شود و نوشتن ” دارد”  به تنهایی صحیح نیست و بهتر است مقدار و نوع مدارک همراه نامه ، در این قسمت به روشنی نوشته شود.
•  

۲- عنوان

بخش مربوط به عنوان شامل گیرنده، فرستنده و موضوع نامه می باشد. (در مدل های عنوان نویسی متداول، فرستنده در بخش امضا آورده می شود)
.

مخاطب یا گیرنده نامه:

برای مشخص کردن مخاطب، ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص)، سپس شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید. برای نمونه :
جناب آقای …
رئیس محترم …

اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه های اداری :

• اسامی باید ساده و احترام آمیز نوشته شود و از به کار بردن القاب و عناوین اضافی خودداری شود.
• ذکر عنوان های تحصیلی مانند دکتر و مهندس در نامه اداری صحیح نیست (مگر در بخش های پزشکی، آموزشی و فنی)
• سمت اداری بهتر است همراه با واژه ”محترم“ نوشته شود. (نوشتن واژه محترم در جلوی سازمان ها ضرورت ندارد)
• برای افرادی که چندین سمت اداری دارند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کاری کافی است.
• از صحت املای نام اشخاص مطمئن شوید.
• در پاسخ به نامه های وارده، به مشخصات فرد امضا کننده دقت کنید و به همان گونه وی را خطاب کنید. (پسوند و پیشوند را اگر خودش نیاورده شما هم ننویسید)

نکته : به کار گرفتن واژه هایی مانند ”مدیریت“، ”ریاست“ و ”معاونت“ پس از نام اشخاص جایز نیست. به این دلیل که این گونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص و عمل و فن اداره کردن سازمان است. بهتر است شغل سازمانی آنها (به جای جایگاه های اداری) نوشته شود: مدیر، رئیس و معاون. (اگر نام اشخاص در عنوان نامه به کار گرفته نشود می توان از واژه های ”مدیریت“، ”ریاست“ و ”معاونت“ به تنهایی استفاده کرد که بسیار هم مطلوب است)

نکته : چنانچه با واحد مشخصی از یک سازمان باید ارتباط برقرار شود پس از نوشتن عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله (-) نام حوزه مورد نظر نوشته می شود مثل:
وزارت بازرگانی – مدیریت امور استان ها
در صورتی که ارتباط درون سازمانی باشد، عنوان کلی حذف و تنها به واحد مورد نظر اکتفا می شود مثل:
اداره کل امور اداری

بنویسید	ننویسید
جناب آقای …	سرور گرامی و برادر بزرگوار جناب آقای مهندس حاج…
معاون محترم وزیرکشور	معاونت محترم وزارت کشور
جناب آقای دکتر… فقط عنوان مربوط به کار ذکر می شود.	جناب آقای دکتر… رییس محترم هیات مدیره و مدیرعامل محترم شرکت … و مشاور عالی مقام محترم وزارت … و رئیس با کفایت مرکز… وعضو محترم شورای …
جناب آقای … رییس محترم هیات تخلفات اداری وزارت …	جناب آقای … ریاست هیات محترم تخلفات اداری وزارتخانه

موضوع نامه:

موضوع باید رسا و گویا باشد نه چندان بلند که در محل جای نگیرد و نه چندان کوتاه که فهم نامه را دچار مشکل سازد.

بنویسید	ننویسید
موضوع: ارسال کتاب	موضوع: کتاب
موضوع : شرکت در همایش	موضوع: همایش
موضوع: درخواست وام	موضوع: تقاضای وام برای رفع مشکلات مالی
موضوع: حادثه انفجار کپسول گاز	موضوع: انفجار کپسول گاز در منزل مسکونی واقع در خیابان….کوچه….پلاک…
موضوع: شرکت درهمایش	موضوع: همایش

نکته : در برخی اداره ها ، به ویژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زیر می آورند:

از :
به :
موضوع :

در مواردی که مقام و جایگاه گیرنده ی نامه بالاتر باشد، “به” قبل از “از” نوشته می شود.

به :
از :
موضوع :

این شکل از درج مخاطب دیگر کمتر مورد استفاده قرار می گیرد.

۳- متن اصلی نامه:

در نوشتن نامه های اداری سه اصل را در نظر داشته باشید. ۱- دقت (درستی) ۲- اختصار ۳- وضوح (روشنی)
فراموش نکنید که هدف رسیدن به خواسته ای مشخص در کمترین زمان ممکن است.

نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید :

• از زیاده گویی پرهیز کنید.
• کلمات احساسی استفاده نکنید.
• مختصر و صریح بنویسید. حاشیه پردازی نکنید.
• تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
• با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام ، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و ..) درست و به جا استفاده کنید.
• از حشو (به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
• در نامه های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
• از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
• ترجیحا یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.
• بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید.

تقسیم بندی نامه های اداری بر اساس نوع محتوا

نمونه هایی برای سلسله مراتب

اجزای متن اصلی :

متن اصلی هر نامه را می توان به بخش های زیر تقسیم کرد:

مقدمه
پیام
نتیجه

متن اصلی  :

در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر، مثل، لطیفه و .. مانند برخی نوشته های غیر اداری استفاده کرد.

چنانچه نامه در پاسخ یا تعقیب نامه ی دیگری باشد، نامه با ذکر سابقه آغاز می شود. (بیان سابقه نامه به عنوان مقدمه)
برای ذکر سابقه عبارات زیر رایج هستند :

– عطف به نامه شماره….
– بازگشت به نامه شماره…
– در پاسخ به نامه شماره…
– با توجه به بخشنامه شماره…
– در اجرای دستور تلفنی مورخ….
– در اجرای دستور شفاهی آن مقام…
– پیرو نامه شماره….

نکته : چون پاسخ ها به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه، تهیه و ارسال می شود بهتر است بعد از سابقه، موضوع نامه نیز ذکر شود تا خواننده نیازی به چک کردن سابقه نداشته باشد و اتلاف وقت کمتری صورت گیرد.

مثال :
بازگشت به نامه شماره….در مورد چگونگی پرداخت پاداش پایان سال کارکنان به آگاهی می رساند: …..

تفاوت بین عطف، پیرو و بازگشت

نکته : در مورد نامه هایی که ابتدا نوشته می شود و بدون سابقه قبلی است باید در مقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود.

مثال:
– از آنجا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان، همواره یکی از اهداف مورد نظر این دفتر بوده است؛ با توجه به نیاز سازمانی، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه کارکنان….

– به استحضار می رساند که با توجه به برگزاری ” همایش بین المللی زعفران : داروی گیاهی هزاره سوم ” از تاریخ 23 لغایت 24 اردیبهشت ماه 1398در دانشگاه علوم پزشکی مشهد، ..

– احتراما با توجه به رفع نواقص موجود در پرونده و تعهد نامه مدیرعامل شرکت لابراتوار های داروهای گیاهی طبیعت زنده در مورد …

– در راستای سند تفاهم نامه استاندار محترم با معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس محترم جمهور و به منظور ارائه گزارش پیشرفت برنامه های تحول اداری دستگاه های اجرایی استان در تحقق تفاهم نامه مذکور ضروری است ، …

نکته : چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است.

مثال:
در اجرای ماده ۸ قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگهداری اسناد محرمانه دولتی….

نکته : با در نظر گرفتن سلسله مراتب، از اصطلاحات و عبارات مناسب در متن خود استفاده کنید. برای نمونه :

به مقام مافوق:
«خاطر عالی مستحضر است که… »
«به استحضار می رساند»
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که …»

به مقام همردیف:
«به آگاهی میرساند…»
«اشعار می دارد…»
«بطوری که آگاهی دارید..»

به مقام پایین تر:

«به اطلاع می رساند…»
«تذکر می دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
«محتاج تذکر است»

سلام و احترام :

در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر و سپاسگزاری ” اضافه می شود.

• اگر در عنوان نامه نام سازمان ها و موسسات درج شود، آوردن “سلام” صحیح نیست.
• بنا به اصل ۱۵ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته های رسمی باید به زبان فارسی باشد پس اگر از ”درود“ استفاده نمی شود تنها به ”سلام“ اکتفا شود و از به کار بردن «سلام علیکم»  در نامه اداری خودداری شود.
• چنانچه اصرار بر نوشتن الفاظ احترام آمیز باشد بهتر است از عبارت ”با احترام“ و کمتر ”احتراماً“ استفاده شود و ”محترماً“ هرگز استفاده نشود.
• می توان سلام و احترام را یکجا آورد و ”با سلام و احترام“ را استفاده کرد.
•  

نتیجه (پایان نوشته) :

• مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید، تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است.
• صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.
• در پایان قبل از اسم و امضا می توانید از این عبارات استفاده کنید: با تشکر، با سپاس، با احترام، ارادتمند.

در نگارش این قسمت نامه به نکات زیر توجه کنید :

• در یک بند جداگانه نوشته شود.
• به نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تاکید شود.
• مخاطب به نوع اقدام مورد نظر تشویق و ترغیب شود.
• کوتاه، گویا و صریح نوشته شود.
• آخرین جملات با لحنی تاثیر گذار (در ضمن سادگی، به دور از چاپلوسی) نوشته شود.

مانند:
به امید همکاری های بیشتر
دستور مساعد شما راه گشای مشکل خواهد بود
از حسن نیت شما سپاسگزارم
با آرزوی توفیق جناب عالی

اميد است با توکّل به خداوند متعال و توجه به …

نکته : هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:

مقامات مافوق:
«متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»

مقامات همردیف:
«خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».

مقامات مادون:
«مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید…»

نمونه هایی برای پایانِ نامه

۴- امضا

این بخش شامل مشخصات امضا کننده نامه (فرستنده نامه) و امضای وی می باشد. رکن اساسی هر نامه امضای نامه است، چراکه بدون آن نامه سندیت ندارد و نمی تواند در جریان کار قرار گیرد. ضمنا مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهده امضاکننده نامه است و به عنوان سندی است که وی مسئولیت های آن را بر عهده می گیرد. بخش امضا نیز شامل نام و نام خانوادگی نویسنده نامه و در سطر بعدی آن عنوان سازمانی وی است. در ادامه نیز شکل امضای نویسنده است که ترکیبی از نام و خطوط است.

قواعد امضای نامه :

• محل امضا سمت چپ و به فاصله سه سطر از سطر پایانی متن می باشد.
• ابتدا مشخصات فردی و در سطر بعد مشخصات اداری(پست سازمانی) آورده می شود.
• خطوط امضا نباید روی نام و سمت امضاکننده را بپوشاند.
• عناوین و القاب در محل امضا درج نمی شود. (به استثنای موسسات آموزش و پزشکی)
• هیچ عبارتی اعم از تشکر و آرزوی سلامتی در محل امضا درج نشود. (پ ن : از آنجایی که خیلی از نامه ها را دیدم که قبل از امضا “با احترام”، “با تشکر” و .. استفاده شده است، درستی یا نادرستی این بخش به عهده شما.)

 

۵- رونوشت نامه :

برای اطلاع واحدهای سازمانی و اشخاصی که موضوع نامه به آنها مربوط می باشد و یا به نظر نویسنده بهتر است در جریان چنین مطلبی قرار گیرند، از رونوشت نامه استفاده می شود که پایین تر از امضای نامه و در سمت راست نامه ذکر می گردد .هر نامه به طور معمول در سه نسخه تهیه می شود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای اقدام کننده گاهی ضرورت ایجاب می کند تا علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه ای از نامه ارسال می شود.

رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می شود: ۱ـ جهت اطلاع؛ ۲ـ اقدام. بنابراین در نگارش نامه ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می شود.

در نوشتن رونوشت به نکته های زیر توجه کنید :

• از دادن رونوشت اضافی و غیر ضروری به واحدها و اشخاص خودداری شود.
• اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه بندی واحدها ذکر شود.
• کلیه نسخه های رونوشت به ویژه نسخه بایگانی و رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.
• نام کلیه گیرندگان رونوشت (به استثنای گیرندگان داخلی نظیر بایگانی و اقدام کننده) در نسخه اول نامه درج شود.
• در صورتی که نامه برای خارج از سازمان اداری باشد، روی نسخه اصلی، عنوان گیرندگان رونوشت درج نمی شود؛ بلکه در سایر نسخه ها عنوان گیرندگان رونوشت را می نویسند.

نمونه هایی برای رونوش

برخی اصطلاحات رایج در نامه های اداری :

دستورهای کوتاه (پاراف) :

در عرف اداری دستوراتی است که در قالب عبارات یا جملات کوتاهی توسط مدیران و سرپرستان در حاشیه نوشته های اداری خطاب به واحدها و افراد نوشته می شود.
به این دستورها «پی نوشت» و «هامش نویسی» هم گفته می شود.

مثال:

– با سلام و احترام /  لطفا اقدام لازم مبذول فرمایید.  /  سپاس
– مراتب جهت بررسی به دایره مالی  /  با احترام
– آقای… لطفا اقدام فرمایید.
– اقدام شود.
– موافقم، اقدام کنید.
– گزارش شود.
– فوری اقدام لازم انجام شود.

اعلام

اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه کردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌کند” و ”می‌شود” و ”می‌گردد” به‌کار می‌رود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌کار می‌رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد  و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.

ایفاد

ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.

مثال:
بدینوسیله یک نسخه … مربوط به …. جهت هرگونه اقدام لازم ایفاد می گردد.

مقتضی

معانی :
۱. درخور، مناسب، شایسته
۲. حاجت، ضرورت، لزوم
۳. سبب، موجب، علت
۴.تقاضا‌کننده؛ خواهان

مقتضی دانستن = ۱ – شایسته دانستن . ۲ – لازم دانستن  (مثال :  هر موقع شهربانی مقتضی بداند دوچرخه های کرایه را معاینه خواهد نمود . )

اقدام مقتضی = مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد .

مثال :

– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند.
– خواهشمند است دستورات مقتضی صادر فرمائید.
– بدینوسیله پیرو مذاکرات تلفنی بعمل آمده با جنابعالی خواهشمند است وقت ملاقاتی جهت مدیر عامل این شرکت در وقت مقتضی جهت ارایه و معرفی حضوری منظور فرمایید.
– نظر به اینکه اینجانب در روز … تاریخ … جهت ملاقات با همکاران عزیز در سالن جلسات شرکت حضور خواهم داشت لذا خواهشمند است به نحو مقتضی مراتب به اطلاع کلیه کارکنان محترم رسیده تا درصورت تمایل به سالن جلسات مراجعه نمایند.
– خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ارسال تائیدیه به این شرکت اقدام مقتضی معمول فرمایند.
– مقتضی است جهت حضور نماینده محترم آن شرکت در جلسه هماهنگی لازم انجام و اسامی ایشان به این امور اعلام گردد.
– لذا خواهشمند است در خصوص حضور اعضای تیم جناب آقایان تام و جری دستورات مقتضی را صادر فرمایید.

مبذول

مبذول = بخشیده شده، خرج شده، مصرف شده.
مبذول فرمایید = فرمان دهید
مبذول داشتن = دادن ، بخشیدن، عنایت کردن، به کار بردن.
مبذول فرمودن = مبذول کردن = بخشیدن، دادن، واگذار کردن

مثال :

– خواهشمند است با توجه به … مساعدت لازم مبذول فرمایید.
– لذا خواهشمند است درصورت صلاحدید با تقاضای بنده موافقت فرموده و دستورات لازم را در این خصوص مبذول فرمایید.
– لذا خواهشمندم مساعدت لازم مبذول و دستورات لازم را صادر فرمایید.
– خواهشمند است در این خصوص عنایت لازم مبذول فرمایید.
– خواهشمند است دستور فرمایید بمنظور برگزاری جلسه در تاریخ … برای بررسی موارد کاری و مباحثه فنی بررسی و اقدام لازم مبذول و نتیجه را جهت هماهنگی های لازم به این امور اعلام فرمایند.

پی نوشت

به معنای ”پایین نوشته شده” می باشد.  به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است .

هامش

واژه‌ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز. در اصطلاح اداری مترادف با ”پی نوشت” و ”حاشیه” است و به مطالبی که در حاشیه نامه نوشته می شود گفته می شود.

پیوست

هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد.

رونوشت

عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود . یک نسخه هم نامه اصلی است .

اندیکاتور ( نامه نا )

به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته می شود و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود 

نکات تکمیلی :

نکته : “ذیل” درست است یا “زیر” ؟ و اصولا کی “ذیل” استفاده کنیم، کی “زیر”؟

معانی که برای ذیل آمده است: (فرهنگ فارسی معین)

۱ – دامن جامه ؛ پایین هر چیز. ۲ – آخر هر چیز. ج . اذیال . ۳ – دنباله ، پایین . ۴ – دامنه . ۵ – بخشی در پایین کتاب که برای توضیح بعضی مطالب متن نویسند. ۶ – رساله یا کتابی که در تکمیل مطالب کتاب دیگر نویسند.

ذیل در نامه های اداری که دارای جدول باشه استفاده میشه جدول که پایین امضا باشه ذیل استفاده میشه

ذیل الذکر : آن چه در پایین ذکر شده است. آن چه در زیر آورده شده است.

نکته : قبل از ارسال نامه این پرسش ها را از خود بپرسید :

• آیا این نامه در نامه نگاری اداری تصویر مناسبی از سازمان ارائه می کند؟
• آیا برای خواننده جالب و درک آن آسان است؟
• آیا منظورتان را به وضوح برآورده می کند؟
• آیا همه واقعیت ها را در بردارد و دارای نظمی منطقی است؟
• آیا آنچه را که می خواستید بگویید گفته است؟
• آیا لحن نامه نگاری اداری صحیح است؟
• آیا مشخص می کند چه کسی باید چه کاری انجام دهد؟
• آیا به کسانی که لازم است از محتوای آن مطلع گردند در نامه نگاری اداری نسخه رونوشت تهیه کرده اید؟

اگر پاسخ همه این پرسش ها “آری” است مطمئن باشید که یک نامه خوب تهیه کرده اید.

نکته : کاربر نادرست برخی واژه های ترکیبی ساخته شده در زبان فارسی

واژه هایِ ممهور ، نمایانگر ، نظرات ، تکمیل نقایص،  نوین و واژه های مجعولِ فوق الذکر ، صدر الذکر و ذیل الذکر را نباید در جمله به کار برد.توضیح آنکه :

 واژه ممهور ، از « مهر» که واژه ای فارسی است بر وزن مفعول عربی ساخته شده است و به کاربردن آن نادرست است. به جای آن می توان مهر شده را به کار برد.

و اما نمایان خود صفت است و نیازی به اضافه کردن پسوند صفت ساز «گر» ندارد.

نظر نیز واژه سه حرفی عربی است و وازه های سه حرفی در زبان عربی با «ات» جمع بسته  نمی شوند.

نقایص جمع نقیصه است و نقیصه به معنای عیب و خوی بد است. بنا بر این ترکیب تکمیل نقایص ترکیب نادرستی است. به جای آن باید گفت و نوشت: رفع نقایص

نوین هم ترکیب نادرستی است؛ زیرا « نو » خود صفت است و نیازی به استفاده از پسوند صفت ساز «ین» نیست. بنا بر این عبارت اقتصاد نوین و عبارت های مشابه آن نادرست است. و اما فوق الذکر را نیز فارسی زبان ها از ترکیب دو واژه فوق و ذکر عربی ساخته اند در صورتی که در خود زبان عربی این ترکیب وجود ندارد. سایر ترکیبات نیز به همین صورت ساخته شده  و نادرست است.

نکته : کاربرد نادرست عبارت  رایج « لازم به ذکر است »

به کار بردن عبارت های « لازم به ذکر است » ، « لازم به توضیح است » یا « لازم به یاد آوری است » نادرست است ؛ زیرا لازم حرف اضافه « به » نمی گیرد ؛ چنانکه نمی گوییم « لازم به میز است » بلکه می گوییم « میز لازم است ».

به جای این عبارت ها می توان گفت : « لازم است توضیح داده شود » ، « لازم است یاد آوری شود » ؛ هر چند که بهتر است از این عبارت های قالبی رایج استفاده نکنیم.

به جای این عبارت های قالبی می توان از عبارت هایی همچون «یاد آوری می شود» ، «تأکید می نماید»، «گفتنی است»، «خاطر نشان می سازد» و… به نحوی که  متناسب با مفهوم مورد نظر در جمله باشد استفاده کرد.

نکته : کاربرد نادرست واژه های جمع (فارسی یا عربی)

گاهی برخی از واژه های عربی رایج در زبان فارسی با نشانه های جمع فارسی (ها و ان) جمع بسته و به کار برده می شوند. وازه هایی مانند : اسباب ها ، سلاح ها و امورات از این قبیل اند که در واقع دوباره با نشانه های جمع فارسی جمع بسته شده اند به کار بردن این ترکیب ها نادرست است. باید آنها را بدون نشانه جمع فارسی و یا به صورت سبب ها ، اسلحه ها و کارها نوشت .

همین طور است واژه هایی مانند: آثارها ، اشعارها ، حروف ها و اعمال ها و مدارک ها که باید بدون علامت جمع « ها » نوشته شود.

واژه های فارسی را نیز نباید با نشانه ها ی جمع عربی جمع بست؛ زیرا  نشانه جمع در فارسی « ها » و « ان » است . از این رو واژه های پیشنهادات ، گزارشات ، فرمایشات ، سفارشات و تراوشات که متأسفانه در بسیاری از گفتارها و نوشتارهای فارسی استفاده می شود نادرست است .

واژه های سه حرفی عربی مانند : نظر و خطر و اثر را نیز ،‌ نباید به صورت نظرات و خطرات و اثرات نوشت ؛ زیرا شکل صحیح نوشتاری آنها نظرها ، خطرها و اثرها (آثار) است

همین طور گاهی واژه هایی همچون : بازرس ، استاد و داوطلب را که فارسی اند به صورت « بازرسین» ، «اساتید» و  «داوطلبین » جمع   می بندند و غلط است ؛ زیرا همه اینها فارسی اند؛ به جای آنها باید گفت و نوشت : بازرسان ، استادان و داوطلبان.

نکته : تناسب در معنا و کاربرد واژه ها

برخی از واژه ها که کاربرد فراوانی هم در نوشته ها دارند ،گاهی به غلط به کار برده می شوند. واژه هایی مانند :
«چنانچه» به معنی اگر،
«چنانکه» به معنی همان طور که،
« انجام » به معنی پایان،
و « ذیل » به معنی دنباله است.
از این رو به کار بردن آنها در غیر این معانی نادرست است.

همچنین، از به‌کار بردن واژه‌ها و ترکیب هایی مانند :
« با این وجود » به جای « با وجود این » ،
« روی این اصل » به جای « از این رو» ،
« شکیل » به جای « خوشگل » ،
«کنکاش» به جای « کاوش یا کندوکاو» ،
« مکفی » به جای « کافی »
و« نشانگر» به جای « نشان دهنده » نیز باید پرهیز شود .

به همین منوال ، بهتر است از به کار بردن واژه ها یا عبارت های
« انتظار رفتن » به جای « انتظار داشتن » ،
« بر علیه» به جای « ضد یا بر ضد » ،
« جهت » به جای « برای » ،
« در پیرامون » به جای « درباره » ،
« می رود که … » به جای « نزدیک است که…» ،
« به بهانه » به جای « به مناسبت »  دوری شود .

 

موفق و پيروز باشيد

مهندس محسن طاهرسلطاني

Views: 6110